سازماندهی از طریق سیستم سازی بهترین راه برای دستیابی به رشد تجاری شده و کم دردسرتر است.
چرا که هرج و مرج عملیاتی ناشی از افزایش تصاعدی، عدم انطباق را از بین می برد.
مطمئنا، رشد کسب و کار زمانی اتفاق نخواهد افتاد که ساعات طولانی مالکان و مدیران در مجموعه و سازمان حضور داشته باشد.
به همین دلیل است که سیستم و تفکر سیستمی به عنوان یکی از رویکردهای اساسی در علوم مدیریت است که این مورد با سیستم سازی در سازمان ها به خوبی جبران می شود.
رویکرد سیستم و تفکر سیستمی در سازمان ها بر این ایده تمرکز دارد که سازمان ها و سامانه ها باید به عنوان یک سیستم مدیریت شده و به صورت یکپارچه و هماهنگ با هدف کلی سازمان عمل کنند.
در واقع تفکر سیستمی یک روش برای درک واقعیت هاست که بیشتر از اجزای سیستم، بر اساس روابط بین اجزای سیستم تاکید دارد.
در تفکر سیستمی، سازمان ها شامل ورودی، خروجی، پردازش و بازخورد هستند و به همین دلیل است که داشتن تفکر سیستمی برای مدیران سازمان ها جهت بازاریابی و فروشندگی محصولات، ارائه خدمات بهتر و… حائز اهمیت می باشد.
پس از داشتن تفکر سیستمی به عنوان يك روش تفكر كه به كمك آن مي توانيد به صورت جامع و كلی به مسائل نگاه کرده و مدیریت کنید و با توجه به روابط و ارتباطات بين عوامل مختلف، به راهكارهاي مناسب دست يابيد، نوبت به سیستم سازی در سازمان ها می رسد که شامل شناسایی و تعریف سیستم، تحلیل سیستم، طراحی سیستم و در نهایت پیاده سازی سیستم می باشد.
همچنین می دانیم که در سال های اخیر نیز با پیشرفت روز‌افزون فناوری و اهمیت بیشتری که به منابع انسانی در سازمان ها داده می شود، سیستم سازی در بخش منابع انسانی به یکی از مهمترین مسائل مدیریتی تبدیل شده است.
این سیستم ها برای بهبود عملکرد و افزایش بهره وری سازمان ها کمک بسیاری می کنند.
با استفاده از سیستم های منابع انسانی، سازمان ها قادر خواهند بود به بهترین شکل ممکن از منابع انسانی خود استفاده کرده و کارکنان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
در این مقاله به بررسی مفاهیم اساسی سیستم و تفکر سیستمی، کاربرد آن ها در سازمان ها و به خصوص در بخش منابع انسانی و اتوماسیون کردن و نقش نرم افزارهای مرتبط پرداخته خواهد شد.
در آخر مقاله نیز به معرفی سایت ها و شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی حسابداری، مدیریت لجستیک و مدیریت فرآیندها و BPMS و… خواهیم پرداخت.
پس اگر به این موضوع علاقمند هستید تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
سیستم سازی چیست
سیستم سازی (Systemization) یک روش تحلیلی است که در آن یک سیستم یا فرایند به اجزای مختلف تجزیه می‌شود تا ارتباطات و ارتباطات بین اجزای مختلف مشخص شوند.
در این روش، ساختار و سازمان بندی سیستم یا فرایند برای بررسی دقیق تر آن تحلیل می‌شود.
به عبارت دیگر، سیستم سازی به ما کمک می‌کند که یک فرایند یا سیستم را به قطعات کوچکتری تجزیه کنیم و به این ترتیب، به دقت بیشتری بفهمیم که چطور کار می‌کند و چگونه بهینه سازی شود.
سیستم سازی معمولا در مهندسی صنایع و مدیریت استفاده می‌شود اما در حوزه های دیگری مانند علوم کامپیوتر و طراحی سیستم های نرم افزاری و… نیز کاربرد دارد.
منظور از سیستم و تفکر سیستمی چیست؟
یک سیستم، مجموعه ای متشکل از قطعات یا عناصر متصل به یکدیگر است که با هم تعامل دارند تا یک هدف مشترک را دنبال کنند.
سیستم ها می توانند فیزیکی یا مفهومی باشند و در مقیاس ها و سطوح مختلفی وجود دارند.
تفکر سیستمی، رویکردی است که در آن به بررسی و درک یک مسئله یا پدیده به عنوان یک سیستم تعاملی نگاه می شود و تلاش می شود الگوها، ارتباطات و پیامدهای آن را درک کند.
سیستم ها می توانند در سطح مختلفی از پیچیدگی ها وجود داشته باشند، از سیستم های ساده مانند یک دستگاه اندازه‌گیری تا سیستم های پیچیده مانند یک شرکت بزرگ.
تفکر سیستمی به رویکردی گفته می شود که در آن، سیستم به عنوان یک کل به جای اجزاء مختلف آن، مورد توجه قرار می‌گیرد.
در این رویکرد، سیستم به صورت یکپارچه در نظرگرفته می شود که تمامی قسمت های آن با هم در تعامل هستند و هر تغییری در یک قسمت، تاثیری بر قسمت های دیگر خواهد داشت.
این رویکرد بر این ایده تمرکز دارد که برای حل مسائل پیچیده، باید به صورت سیستمی به آن ها نگریست و ارتباطات و تعاملات بین قسمت های مختلف را در نظر گرفت.
کاربردهای تفکر سیستمی در سازمان ها
تفکر سیستمی به مدیران و رهبران سازمان ها کمک می کند تا بهتر بتوانند سازمان را مدیریت کنند و به همه چالش ها و پیچیدگی ها پاسخ دهند.
برخی از کاربردهای تفکر سیستمی در سازمان‌ها عبارتند از:
- تحلیل سیستم: تحلیل سیستم یعنی استفاده از روش ها و ابزارهای تحلیل سیستم برای درک عوامل و عواقب تصمیمات و روندهای سازمانی.
- مدیریت ریسک: استفاده از تفکر سیستمی برای شناسایی و مدیریت ریسک ها و عوامل تاثیرگذار بر سازمان را شامل می شود.
- بهبود فرایندها: یعنی استفاده از تفکر سیستمی در بهبود فرایندها و افزایش بهره وری و عملکرد سازمان.
منظور از سیستم سازی در سازمان ها چیست و شامل چه مراحلی است؟
سیستم سازی در سازمان ها به معنای تحلیل و طراحی سیستم هایی است که به عنوان یک کل عمل می کنند و هدف آن ها را به بهترین شکل ممکن از منابع و قابلیت های موجود در سازمان استخراج می کنند.
در این نوع رویکرد، سازمان به عنوان یک سیستم در نظر گرفته می شود که تمامی بخش های آن با هم در تعامل هستند و هدف آن ها را در نظر گرفته و باید به بهترین شکل ممکن دنبال کرد.
در سیستم سازی، ابتدا باید سیستم را به عنوان یک کل شناسایی کرد و سپس تمامی قسمت های آن را به صورت یکپارچه در نظر گرفت.
سپس باید روابط و ارتباطات بین قسمت های مختلف را شناسایی کرد و به بهبود آن ها پرداخت.
سیستم سازی در سازمان ها شامل چه مراحلی می باشد؟
مراحل سیستم سازی برای هر کسب و کاری متفاوت است، ولی در کل مسیر یکی می باشد.
این مراحل به ترتیب و با دقت انجام می شوند تا بهبود و بهینه سازی کسب و کار را به دست آورند.
در ابتدا باید ارزش های کسب و کار را تعریف کرد و سپس اهداف را مشخص کرد.
در مرحله بعد، سیستم های وضع موجود شناسایی می شوند و سپس با مدلسازی آنها و استخراج فرایندهای موجود هر سیستم، به تحلیل و بهبود فرایندهای موجود می پردازند.
در نهایت، با استخراج فرایندهای مطلوب، سیستم ها و فرایندها اجرا می شوند و با پایش و کنترل آنها، به بهبود و بهینه سازی کسب و کار می رسند.
مراحل سیستم سازی به صورت جزئی
به صورت جزئی مراحل سیستم سازی به صورت زیر بررسی می شوند که عبارتند از:
- در تعریف ارزش های یک کسب و کار باید ارزش هایی که کسب و کار به آنها علاقه دارد، شناسایی و تعریف کرد. این ارزش ها می توانند به عنوان راهبردهای کلی برای توسعه کسب و کار به کار گرفته شوند.
- در مرحله بعد اهداف کلی کسب و کار مشخص می‌شود. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشند تا بتوان به طور موثری به سمت آنها حرکت کرد.
- سپس سیستم های وضع موجود در کسب و کار شناسایی می شوند. این مورد شامل فرایندها، ساختار سازمانی، سیستم های اطلاعاتی و موارد دیگر مرتبط با کسب و کار است.
- در مرحله بعد سیستم های وضع موجود به صورت دقیق مدلسازی می شوند تا بتوان به شناخت دقیقی از آنها دست یافت.
- سپس باید فرایندهای موجود در هر سیستم شناسایی و استخراج شوند که شامل شناسایی چگونگی انجام دادن کارها، کسانی که در فرایند دخیل هستند و ترتیب اجرای کارها را شامل می شوند.
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم مرحله بعدی است تا بتوان به شناخت دقیقی از آنها دست یافت. این مدل سازی به کمک نمودارهای مختلف انجام می شود.
- در مرحله بعد بهبود فرایندهای موجود تحلیل و ارزیابی در نظر گرفته می شوند تا بتوان آنها را بهبود داد. در این مرحله، مشکلات و موانع موجود در فرایندهای کسب و کار شناسایی و رفع می شوند و بهینه سازی انجام می شود.
- پس از تحلیل و ارزیابی نیز فرایندهای مطلوب برای کسب و کار شناسایی و استخراج می شوند. این مورد نیز شامل شناسایی بهترین روش ها برای انجام کارها، بهینه سازی فرایندها و بهبود کارایی کسب و کار است.
- سپس سیستم ها و فرایندهای بهبود یافته اجرا می شود. در این مرحله، باید از صحت و کارایی اجرای سیستم ها و فرایندها اطمینان حاصل شود و در صورت نیاز، تنظیمات و بهینه سازی های لازم انجام شود.
- در مرحله آخر نیز سیستم ها و فرایندهای بهبود یافته پایش و کنترل می شوند تا به دقت و کیفیت مطلوب اجرا شوند. در صورت نیاز، تغییرات لازم در سیستم ها و فرایندها اعمال می شود تا بهینه سازی و بهبود کسب و کار ادامه یابد.
مراحل کلی سیستم سازی در سازمان های مختلف
به صورت کلی نیز سیستم سازی در سازمان ها شامل مراحل زیر است که عبارتند از:
- شناسایی و تعریف سیستم: در این مرحله، سازمان به عنوان یک سیستم شناسایی شده و هدف و ماموریت آن مشخص می شود.
- تحلیل سیستم: در این مرحله، سیستم به صورت جزئی بررسی می شود و تمامی قسمت های آن، ارتباطات و تعاملات بین قسمت ها شناسایی می شود. در این مرحله است که مسائل، مشکلات و فرصت های موجود در سیستم شناسایی می شوند.
- طراحی سیستم: در مرحله طراحی سیستم، سیستم به صورت کلی طراحی می شود و تمامی قسمت های آن به هم ربط داده می شوند و شیوه های بهبود عملکرد سیستم مورد بررسی قرار می گیرد و راهکارهای مناسب جهت بهبود عملکرد سیستم ارائه می شود.
- اجرا و پیاده سازی سیستم: در این مرحله، سیستم به صورت عملی پیاده سازی شده و تمامی قسمت ها به دقت بررسی می شوند. مرحله پیاده سازی سیستم، مرحله ای است که باید از تمامی تغییرات مورد نیاز جهت بروزرسانی سیستم استفاده شود تا بهترین عملکرد برای سیستم حاصل شود.
- بررسی، ارزیابی و بهبود سیستم: بعد از اجرا و پیاده سازی، سیستم بررسی و ارزیابی می شود تا از بهبود عملکرد و رفع مشکلات بعدی اطمینان حاصل شود و در صورت نیاز، مراحل قبلی دوباره تکرار شده و سیستم بهبود می یابد.
مزایای سیستم سازی چیست؟
همان طوری که گفتیم، سیستم سازی به معنای پیروی از یک چارچوب یا فرآیند قابل تکرار در هنگام انجام وظایف است.
به عنوان مثال، استفاده از چک لیست برای تکمیل یک گردش کار، نمونه ای از سیستم سازی خواهد بود.
چندین مزیت برای سیستماتیک کردن فرآیندهای تجاری وجود دارند که از جمله آن ها عبارتند از:
- اشتباهات کمتر
- افزایش سرعت و راندمان
- بهبود عملکرد
- کیفیت کار بهتر
در اصل، هسته اصلی سیستم سازی، طراحی، مستندسازی و دنبال کردن یک جریان کاری تکرارپذیر است که در این حالت است که به مزایای ذکر شده خواهیم رسید.
آیا مراحل سیستم سازی برای شرکت هایی با فعالیت‌های مختلف متفاوت هستند؟
درست است که مسیر کلی یکی می باشد، اما مراحل سیستم سازی برای شرکت ها با فعالیت های مختلف ممکن است متفاوت باشد.
مراحل سیستم سازی باید با توجه به نیازهای ویژه و شرایط هر شرکت، طراحی و اجرا شوند.
به عنوان مثال، مراحل سیستم سازی برای یک شرکت خدماتی با فعالیت در زمینه حمل و نقل ممکن است با مراحل سیستم سازی برای یک شرکت تولیدی با فعالیت در زمینه صنعتی متفاوت باشد.
چرا که شرکت ها و سازمان ها با فعالیت های مختلف، نیازهای متفاوتی دارند.
برای مثال، شرکت‌های تولیدی نیاز به سیستم های اتوماسیون تولید و کنترل کیفیت دارند، در حالی که شرکت های خدماتی ممکن است نیاز به سیستم های مدیریت مشتریان و پشتیبانی داشته باشند.
بنابراین، مراحل سیستم سازی برای هر شرکت باید با توجه به نیازهای ویژه آن شرکت طراحی و اجرا شوند.
همچنین، نوع فعالیت شرکت، اندازه آن، محصولات و خدمات ارائه شده و موارد دیگر نیز باید در طراحی مراحل سیستم سازی مد نظر قرار گیرند.
مثالی برای مراحل سیستم سازی برای یک شرکت با فعالیت در زمینه فروش
مراحل سیستم سازی برای یک شرکت در زمینه فروش می تواند شامل مراحل زیر باشد که عبارتند از:
- مرحله تعریف ارزش های کسب و کار: به عنوان مثال راهبردهای کلی برای توسعه کسب و کار و فروش بیشتر می تواند باشد.
- تعیین اهداف کسب و کار: اهداف کلی کسب و کار که باید قابل اندازه گیری و قابل دستیابی باشند تا بتوان به طور موثری به سمت آنها حرکت کرد می تواند شامل تعیین هدف های فروش باشند.
- تحلیل بازار: در این مرحله، بازارهای هدف تحلیل شده و نیازهای مشتریان شناسایی می شوند. این مورد شامل شناسایی رقبا و بازارهای مختلف، تحلیل نیازهای مشتریان و رفع نیازهای آنها است.
- طراحی سیستم فروش: سیستم فروش شرکت در این مرحله طراحی می شود که می تواند شامل طراحی سیستم فروش آنلاین، سیستم مدیریت فروش، سیستم پشتیبانی مشتریان و سیستم های دیگر مرتبط با فروش است.
- پیاده سازی سیستم فروش: در این مرحله، سیستم فروش پیاده سازی می شود و تمامی فرایندها و سیستم های جدید به کار گرفته می شوند که می تواند شامل ایجاد سایت فروشگاهی، نصب و راه اندازی سیستم های مدیریت فروش و پشتیبانی مشتریان، تهیه و نصب نرم افزارهای مدیریت فروش و سیستم های دیگر باشد.
- آموزش و اجرای سیستم توسط پرسنل: پرسنل شرکت در این مرحله آموزش دیده و به راه اندازی سیستم فروش کمک می کنند که در این مرحله آموزش پرسنل در استفاده از سیستم های جدید، اجرای آزمایشی سیستم های جدید و تدوین دستورالعمل های جدید را شامل خواهد شد.
- نگهداری و پشتیبانی: بررسی و رفع خطاهای سیستم فروش، به روزرسانی سیستم ها و پشتیبانی فنی در این مرحله انجام می شود.
- ارزیابی و بهبود: در این مرحله عملکرد سیستم فروش ارزیابی شده و بهبود‌های لازم انجام می شود. مثلا بررسی کیفیت و کارایی سیستم های فروش، مقایسه آنها با اهداف ابتدایی و ارزیابی نتایج اجرای سیستم فروش است. بهبود‌های لازم نیز برای بهبود کیفیت، کارایی و توانایی سیستم های فروش انجام می شود.
همچنین در مراحل سیستم سازی برای یک شرکت فروش، می توان به موارد دیگری همچون ایجاد یک سیستم پیشنهاد قیمت، تحلیل رفتار مشتریان، ایجاد سیستم ارتباط با مشتریان و ایجاد یک سیستم مدیریت فروش و محصولات نیز اشاره کرد. یعنی این موارد نیز می تواند جزء مراحل سیستم سازی برای یک شرکت فروش باشد.
ضمنا باید به مواردی مثل مدیریت مشتریان، پشتیبانی، تحلیل بازار و طراحی سیستم فروش توجه شود تا بتوان به بهترین نتیجه در فروش و رشد کسب و کار دست یافت.
سیستم سازی در بخش منابع انسانی
سیستم سازی در بخش منابع انسانی به عنوان یکی از موضوعات مهم در مدیریت منابع انسانی در سازمان ها به شمار می روند.
این سیستم ها شامل تمام فرایندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی اعم از جذب و استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، پاداش و مزایا، مدیریت ترک خدمت و… می شوند.
با توجه به این که منابع انسانی به عنوان یکی از مهمترین دارایی های هر سازمان محسوب می شود، سیستم سازی در بخش منابع انسانی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره وری سازمان کمک بسیاری می کند.
با استفاده از سیستم سازی منابع انسانی، سازمان ها قادر خواهند بود به بهترین شکل ممکن از منابع انسانی خود استفاده کنند و کارکنان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
برای سازمان دهی منابع انسانی در سازمان ها، انواع مختلفی از سیستم های منابع انسانی وجود دارند که به صورت متنوع و مختلفی می توانند استفاده شوند. برخی از این سیستم ها شامل موارد زیر هستند که عبارتند از:
- سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان (HRMS) یا سیستم اطلاعات کارکنان (HRIS)
- سیستم مدیریت عملکرد (Performance Management System)
- سیستم مدیریت آموزش و توسعه (Training and Development Management System)
- سیستم مدیریت جبران خسارت (Compensation Management System)
- سیستم مدیریت خاتمه همکاری یا ترک خدمت (Exit Management System)
- و…
در ادامه به توضیح بیشتری از هر کدام پرداخته می شود.
سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان (HRMS) یا سیستم اطلاعات کارکنان (HRIS)
سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان مخفف Human Resource Management System است و سیستم اطلاعات کارکنان مخفف Human Resource Information System می باشد.
این سیستم ها به صورت دیجیتالی اطلاعات کارکنان را دریافت و ذخیره می کنند و امکاناتی مانند مدیریت وضعیت شغلی، تاریخچه حقوق و مزایا، اطلاعات تماس و… را برای مدیران منابع انسانی فراهم می کنند.
این سیستم ها همچنین امکاناتی مانند ترکیب داده ها، گزارش دهی و پیش بینی را نیز فراهم می کنند.
سیستم مدیریت عملکرد (Performance Management System)
سیستم مدیریت عملکرد به شرکت ها کمک می کند تا عملکرد کارکنان خود را ارزیابی کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
برای این کار نیز از معیارهای مختلفی مانند اهداف کاری، توانمندی های فنی و رفتارهای اخلاقی برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می کنند و با استفاده از این اطلاعات، مدیران می توانند تصمیم های مهمی مانند ترفیع، افزایش دستمزد و پاداش را اتخاذ کنند.
سیستم مدیریت آموزش و توسعه (Training and Development Management System)
سیستم مدیریت آموزش و توسعه به شرکت ها کمک می کنند تا برنامه های آموزشی و توسعه مهارت ها برای کارکنان خود را طراحی و اجرا کنند.
این سیستم ها شامل امکاناتی مانند ثبت نام در دوره های آموزشی، برنامه ریزی برای آموزش های مختلف، ارزیابی نیازهای آموزشی کارکنان و… هستند.
سیستم مدیریت جبران خسارت (Compensation Management System)
سیستم مدیریت جبران خسارت یک ابزاری است که حقوق، پاداش و مزایا را برای یک کارفرما مدیریت می کند.
در واقع از فرآیندهای تعریف شده و خودکار و ذخیره سازی داده های مرکزی برای انجام این کار به طور کارآمد و مداوم استفاده می کند، به طوری که جبران خسارت منصفانه، رقابتی، موثر و به درستی انجام شود.
مدیریت پاداش خوب، وفاداری و رضایت نیروی کار را حفظ می کند و در مقابل آن مدیریت ضعیف باعث جبران خسارت منجر به سرخوردگی کارکنان می شود و می تواند بهره وری را تضعیف کند و منجر به جابجایی بالای کارکنان شود.
به همین دلیل است که سیستم های نرم افزاری که به کارفرمایان در برنامه ریزی، استقرار، نظارت و مدیریت پاداش کمک می کنند، در یک بازار رقابتی بسیار ارزشمند باشند.
معمولا سازمان های پیشرو طیف وسیعی از مزایا و انعطاف‌پذیری را برای انتخاب کارکنان ارائه می دهند و سیستم های مدیریت پاداش به مدیران کمک می کنند تا مطمئن شوند که سیاست پرداخت را به طور منصفانه برای همه نیروی کار خود اعمال کنند که معیار مناسبی خواهد بود.
سیستم مدیریت خاتمه همکاری یا ترک خدمت (Exit Management System)
این سیستم ها به شرکت ها کمک می کنند تا فرآیند ترک خدمت کارکنان خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.
سیستم مدیریت خاتمه همکاری یا ترک خدمت شامل امکاناتی مانند ثبت و تحلیل دلایل ترک خدمت کارکنان، مدیریت مراحل ترک خدمت شامل تسویه حساب، تسهیل انتقال دانش و تجربه کارکنان خارج شده به کارکنان جدید و… هستند.
نحوه اجرای سیستم سازی در بخش منابع انسانی + مثال
سیستم سازی در بخش منابع انسانی (HR) به معنای تحلیل و طراحی سیستم هایی است که به بهبود عملکرد کارکنان و مدیریت منابع انسانی در سازمان کمک می کنند.
این رویکرد به بهبود تعاملات بین کارکنان و مدیران، رفع مشکلات مرتبط با منابع انسانی و ایجاد فرآیندهای بهینه جهت جذب، انتخاب، آموزش، ارزیابی و حفظ کارکنان می پردازد.
برای اجرای سیستم سازی در بخش منابع انسانی، مراحل زیر را می توان ذکر کرد که عبارتند از:
- شناسایی نیازهای سازمان: در این مرحله، نیازهای سازمان به منابع انسانی شناسایی می شود. این نیازها ممکن است شامل جذب کارکنان با تخصص های مورد نیاز، ایجاد فرآیندهای بهینه برای مدیریت منابع انسانی، ارتقای سطح دانش و توانمندی کارکنان و… باشد.
- تحلیل سیستم: در مرحله تحلیل، سیستم منابع انسانی به صورت جزئیات مورد بررسی قرار می گیرد. برای این منظور، فرآیندهای مختلفی که در بخش منابع انسانی انجام می شود شامل جذب، انتخاب، آموزش، ارزیابی، حفظ و ترک کارکنان بررسی می شود. در این مرحله، مسائل و مشکلات موجود در فرآیندهای مختلف شناسایی شده و راهکارهای مناسب جهت بهبود عملکرد سیستم ارائه می شود.
- طراحی سیستم: سیستم منابع انسانی به صورت کلی در این مرحله طراحی شده و تمامی فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی با هم ربط داده می شوند. همچنین، ابزارهای مناسب جهت بهبود عملکرد کارکنان، مدیریت آموزش ها، ارزیابی عملکرد و… طراحی می شوند.
- پیاده سازی سیستم: سیستم به صورت عملی در این مرحله پیاده سازی شده و تمامی فرآیندها به دقت بررسی می شوند. در این مرحله است که باید از تمامی تغییرات موردنیاز جهت بروزرسانی سیستم استفاده شود تا بهترین عملکرد برای سیستم حاصل شود.
- بررسی و ارزیابی سیستم: در مرحله آخر، سیستم بررسی و ارزیابی می شود تا از بهبود عملکرد و رفع مشکلات بعدی اطمینان حاصل شود. در صورت نیاز هم مراحل قبلی باید دوباره تکرار شوند تا سیستم بهبود یابد.
مثال فرایند جذب کارکنان در اجرای سیستم سازی در بخش منابع انسانی
به عنوان مثال، یکی از فرآیندهای مهم در بخش منابع انسانی، فرآیند جذب کارکنان است.
برای فرآیند جذب کارکنان، مراحل زیر را طبق الگوی بالا می توان انجام داد که عبارتند از:
- شناسایی نیازهای سازمان: در این مرحله، نیازهای سازمان به کارکنان با تخصص های مورد نیاز مشخص می شوند.
- بررسی و ارزیابی نیروی کار: در این مرحله، کارکنان با توجه به تخصص و توانایی های مورد نیاز شناسایی شده و سپس بررسی و ارزیابی می شوند. این بررسی و ارزیابی شامل مصاحبه، بررسی رزومه، ارزیابی تخصص و توانایی ها، معاینه پزشکی و… برای کارکنان جدید است.
- ارائه آموزش: پس از استخدام کارکنان جدید، آنها باید به مهارت ها و نیازهای مورد نیاز برای انجام وظایفشان آموزش داده شوند. این آموزش ها ممکن است شامل آموزش عملیاتی، آموزش نرم افزارهای مورد استفاده، آموزش ایمنی و بهداشت و… متناسب با هر سازمانی می باشد.
- ارزیابی عملکرد: پس از مدتی، عملکرد کارکنان ارزیابی شده و نتایج به مدیران ارائه می شود. این ارزیابی شامل ارزیابی میزان توانایی کارکنان برای انجام وظایفشان، میزان انطباق با مسئولیت هایشان، میزان تعامل با همکاران، میزان همکاری با مدیران و… می شود.
- حفظ کارکنان: در این مرحله، باید برای حفظ کارکنان، اقدامات مناسبی انجام داده شود. این اقدامات می تواند شامل بهبود شرایط کاری، ارتقای سطح دانش و توانمندی کارکنان، ارائه فرصت های پیشرفت و ترقی شغلی، ارائه حقوق و مزایای مناسب و… باشد.
همانطوری که در این مثال مشاهده کردیم، با توجه به اینکه سیستم منابع انسانی شامل فرآیندهای مختلفی است، باید در هر مرحله به ابزارهای مناسبی جهت بهبود عملکرد سیستم استفاده شود.
آیا نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند به کاهش هزینه های سازمان ها کمک کنند؟
جواب قطعا بله می باشد. چرا که نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند به کاهش هزینه های سازمان‌ها کمک کنند.
این نرم افزارها امکان بهینه سازی فرآیندهای اداری و کاهش نیاز به پرسنل برای انجام آنها را به شرکت ها می دهند، همچنین بهبود کیفیت و دقت اطلاعات و افزایش کارایی فرآیندهای اداری، می تواند در صرفه جویی و کاهش کلی هزینه ها تاثیرگذار باشد.
- به عنوان مثال، یک سیستم اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند به شرکت کمک کند تا نیاز به پرسنل بیشتری در این بخش نداشته باشد و فرآیندهایی همچون محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت ترددهای پرسنلی و… به صورت خودکار و بهینه انجام شود.
- به عنوان مثالی دیگر، یک سیستم اتوماسیون مالی می تواند به شرکت کمک کند تا فرآیندهایی همچون مدیریت حسابداری، مدیریت بودجه و… به صورت خودکار و بهینه انجام شده و با افزایش دقت و صحت اطلاعات مالی، شرکت از خطاهای مالی جلوگیری می کند که می‌تواند به صرفه جویی در هزینه های بعدی منجر شود.
ضمنا هر دو مورد باعث می شود که شرکت نیاز به پرسنل بیشتری در بخش منابع انسانی نداشته باشد و هزینه های مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل کاهش یابد.
علاوه بر این، یک سیستم اتوماسیون مدیریت سوابق مشتریان، می تواند به شرکت کمک کند تا فرآیند پاسخگویی به مشتریان را به صورت خودکار و بهینه انجام دهید.
این مورد نیز باعث خواهد شد که شرکت نیاز به پرسنل بیشتری برای پاسخگویی به مشتریان نداشته باشد و همچنین بهبود کیفیت پاسخگویی و ارتباط با مشتریان، می تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و کاهش هزینه های ناشی از مشکلات مربوط به پاسخگویی به مشتریان نیز شوند.
بنابراین، با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، شرکت ها می توانند هزینه های خود را کاهش دهند و کارایی و بهره وری فرآیندهای اداری خود را بهبود بخشند.
آیا نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند برای همه صنایع مفید باشند؟
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می توانند در همه صنایع مفید باشند.
با توجه به این که این نرم افزارها به شرکت ها در بهینه سازی فرآیندها و کاهش هزینه های اداری کمک می کنند، در نتیجه در همه صنایع می توانند مفید باشند.
علاوه از مثال های قبلی که در بالا اشاره شدند.
به عنوان مثالی دیگر، در صنعت خدمات بانکی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند به شرکت ها کمک کنند تا فرآیندهایی همچون مدیریت حساب های بانکی، مدیریت تراکنش های مالی، صدور سند واریزی و برداشتی و… به صورت خودکار و بهینه انجام شود.
در این شرایط است که شرکت ها نیاز به پرسنل بیشتری برای انجام این فرآیندها ندارند و در نتیجه هزینه های مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل کاهش می یابد.
یا در مثالی دیگر، در صنعت فناوری اطلاعات، نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند به شرکت ها کمک کنند تا فرآیندهای مدیریت پروژه، مدیریت پشتیبانی و نگهداری، مدیریت مشتریان و… به صورت خودکار و بهینه انجام شود.
در نتیجه علاوه از کاهش هزینه ها، کیفیت و کارایی فرآیندهای اداری و مدیریتی شرکت نیز بهبود یابد.
همچنین، در صنایع تولیدی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند مدیریت تولید، مدیریت انبار، مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی و… را به صورت خودکار و بهینه انجام دهند.
بنابراین، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در همه صنایع مفید واقع می شوند و می توانند به شرکت ها در بهینه سازی فرآیندهای اداری و کاهش هزینه های آنها کمک کنند.
هر چند که نرم افزارهای اتوماسیون اداری همانطوری که در بالا نیز اشاره شد باید با توجه به نیازهای ویژه هر صنعت و شرکت، انتخاب شوند و به درستی پیاده سازی شوند.
معرفی شرکت های ارائه دهنده سیستم و نرم افزارهای اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی حسابداری، مدیریت لجستیک و مدیریت فرآیندها و BPMS و…
BPMS به معنای “سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار” برای اتوماسیون اداری است.
این سیستم‌ها به کاربران کمک می‌کنند تا فرآیندها و جریان کاری‌های خود را بهبود بخشند، بهینه سازی کنند و به صورت اتوماتیک برای بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها اقدام کنند.
همانطوری که بالا اشاره شد BPMS شامل چندین ماژول است که به طور کلی شامل طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است.
این سیستم‌ها با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون و روش‌های مدیریتی جدید، به کاربران امکان می‌دهند تا در قالب یک پلتفرم یکپارچه، فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کنند.
BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا با کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای کسب و کار، تولید و خدمات خود را بهبود بخشند و به ارتقای سطح رقابتی خود بپردازند.
برای مثال، با استفاده از یک سیستم BPMS، یک شرکت می‌تواند فرآیند تولید خود را بهبود بخشد و به صورت اتوماتیک عملیاتی مانند سفارشی‌سازی، پیگیری و پرداخت را مدیریت کند.
شرکت های مختلفی که در ادامه اشاره می شوند می توانند برای شما برای خرید سیستم ها و نرم افزارهای مختلف را ارائه دهند که به صورت کلی عبارتند از:
- اتوماسیون اداری
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت مالی حسابداری
- مدیریت لجستیک
- مدیریت فرآیندها و BPMS
- و…
نتیجه گیری و جمع بندی
در عصر حاضر، سازمان ها با پیچیدگی ها و چالش های فراوانی روبرو هستند.
برای مدیریت بهتر و افزایش عملکرد سازمان، استفاده از سیستم سازی ضروری است.
سیستم سازی به مدیران و رهبران سازمان ها کمک می کند تا اجزای مختلف سازمان را به طور جامع و تعاملی در نظر بگیرند و از این طریق به راحتی بهینه سازی کنند.
به طور کلی، سیستم های مختلف منابع انسانی به شرکت ها کمک می کنند تا منابع انسانی خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
با استفاده از این سیستم ها، سازمان ها می توانند به بهبود عملکرد کارکنان، افزایش بهره وری و افزایش سودآوری برای سازمان های خود برسند.
همچنین، این سیستم ها به مدیران منابع انسانی کمک می کنند تا به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی و اجرای فرایندهای مختلف منابع انسانی را انجام دهند و به تصمیم‌گیری های بهتری دست یابند.
از این رو، استفاده از سیستم های منابع انسانی به عنوان یک راهکار موثر در بهبود عملکرد سازمان ها و رسیدن به اهداف استراتژیک آنها محسوب می شود که برای هر سازمان کوچک، متوسط و بزرگی لازم می باشد.
منابع:
www.linkedin.com/pulse/systems-thinking-new-design-all-same-marian-temmen
www.linkedin.com/pulse/system-thinking-what-does-mean-why-you-should-use-vinima-aggarwal
مقاله تخصصی قبلی سایت آگهی تخصصم اینه – در زمینه مهندسی برق و الکترونیک (مقاله آموزش تعمیرات برد الکترونیکی + معرفی آموزشگاه سایت تعمیر برد معتبر ) را می توانید با کلیک روی عنوان آن بخوانید.
جهت تولید محتوای تخصصی و مشاهده هزینه رپورتاژ آگهی (با بازنشر در حداقل 10 شبکه اجتماعی و وبلاگ مختلف سایت) در سایت آگهی تخصصم اینه روی هر کدام از عناوین نوشته شده کلیک نمایید.
برای دریافت مقالات بعدی سایت ایمیل خود را در فرم زیر وارد کنید.
اینستاگرام و تلگرام ایده، نوآوری، خلاقیت و تکنولوژی ما هست
